Hochgradig individualisierte Lead-Recherche automatisiert – ein Praxisbeispiel aus der Fördermittelberatung
Eine Fördermittelagentur stand vor einem klassischen Vertriebsproblem: Die Lead-Recherche war mühsam, zeitaufwendig und band wertvolle Kapazitäten. Eine Vertriebsmitarbeiterin verbrachte im Schnitt 20 Minuten pro Kontakt mit der Recherche und Vorbereitung einer passenden Ansprache. Ziel war es, diesen Prozess zu automatisieren – ohne die Qualität der Kundenansprache zu verlieren.
Ausgangslage: Viel manuelle Arbeit pro Lead
Bislang lief der Prozess komplett manuell. Nach dem Eintragen eines potenziellen Unternehmens in die Leadliste begann die Vertriebsmitarbeiterin mit der Recherche: Website aufrufen, Ansprechpartner finden, Unternehmensangebot verstehen, aktuelle News sichten, E-Mail-Adresse prüfen und schließlich eine individuelle Erstansprache formulieren. Erst dann konnte die Kontaktaufnahme erfolgen – ein Aufwand, der sich schnell summierte.
Die Automatisierung: Zwei ineinandergreifende Prozesse
Die Lösung besteht aus zwei Teilen:
Teil 1 – Intelligente Recherche und E-Mail-Erstellung:
Sobald ein neuer Unternehmensname in die Leadliste eingetragen wird, startet eine Automatisierung, die:
- die Unternehmenswebseite recherchiert,
- relevante Ansprechpartner samt E-Mail-Adresse findet,
- ein kompaktes Unternehmensprofil erstellt,
- das Angebot des Unternehmens zusammenfasst,
- aktuelle Nachrichten über das Unternehmen oder die Person recherchiert,
- die E-Mail-Adresse auf Gültigkeit prüft und
- eine personalisierte Erstansprache erstellt.
Diese Schritte übernimmt ein KI-gestützter Agent, der eigenständig im Netz recherchiert und Informationen konsolidiert. Zum Einsatz kommen unter anderem ChatGPT, Perplexity und eigens konfigurierte Recherche-Agenten.
Teil 2 – Versand und CRM-Eintrag:
Täglich werden 10 bis 15 dieser hochgradig personalisierten E-Mails automatisiert versendet. Der Versand läuft über Make.com, die Nachverfolgung erfolgt direkt im CRM-System.
Umsetzung: Schritt für Schritt zur Vollautomatisierung
Die Einführung der Automatisierung erfolgte iterativ. Zunächst wurden einzelne Schritte getestet und dann sukzessive integriert. So konnte sichergestellt werden, dass die Qualität der Ergebnisse stabil bleibt und die Vertriebsmitarbeiterin jederzeit eingreifen konnte.
Ergebnis: Mehr Effizienz, bessere Skalierung
Der manuelle Aufwand pro Lead sank von rund 20 Minuten auf wenige Sekunden. Trotz der Automatisierung blieb die Response-Quote stabil – und durch die regelmäßige, konsistente Ansprache stiegen die Rückmeldungen insgesamt deutlich an.
Fazit: Automatisierung bedeutet nicht, auf Individualität zu verzichten. Im Gegenteil – mit der richtigen Technologie lassen sich personalisierte Kundenansprachen skalieren und gleichzeitig Ressourcen sparen.
Dr. Steffen Adler
Geschäftsführer ADLX GmbH | KI-Automatisierung für kleine Unternehmen