Hochzeitsanfragen automatisch abwickeln – so spart ein Eventveranstalter richtig Zeit

So lief's vorher:

Ein Eventveranstalter bekam Anfragen für Hochzeiten über ein Formular auf seiner Website. Die Infos daraus mussten per Hand in Monday.com übertragen werden. Aufgaben anlegen, Mitarbeiter zuweisen, Fristen setzen – alles manuell. Das hat nicht nur Zeit gekostet, sondern auch für Verwirrung und Verzögerungen gesorgt.

Was jetzt automatisch läuft:

Heute landen die Anfragen direkt in einem automatisierten Ablauf über Make.com. Was passiert dabei?

• Die Daten landen ordentlich sortiert in Monday.
• Je nach Art der Anfrage werden passende Aufgaben erstellt.
• Zuständige Teammitglieder werden automatisch eingetragen.
• Es gibt Erinnerungen, falls etwas liegenbleibt.
• Gleichzeitig bekommt das Brautpaar eine persönliche E-Mail mit passenden Infos wie Bestuhlungsplan, Checkliste und einem Hinweis, wie es weitergeht.

Was bringt das Ganze?

Die Antworten kommen jetzt viel schneller – gerade bei Hochzeitsanfragen ein echter Vorteil. Die Veranstalter sind oft im Wettbewerb mit anderen, und wer zuerst reagiert, hat die besten Chancen. Außerdem ist jetzt klar geregelt, wer sich um was kümmert. Und das ganze Team behält den Überblick in Monday.

Was wir daraus gelernt haben:

Es war ein echter Aha-Moment: Vieles, was vorher aufwendig per Hand gemacht wurde, kann man ganz einfach automatisieren. Und: Es hilft enorm, wenn man sich beim ersten Mal Unterstützung von jemandem holt, der sich damit auskennt – in dem Fall ADLX.